Documentos y multimedia

Owned by Sofía Arguis Molina
Last updated: Feb 15, 2024
11 min read

En este apartado puedes aprender a conocer las carpetas en las que almacenar y buscar documentos e imágenes, como subirlos y publicarlos.

Carpetas

Para la organización de los documentos e imágenes dentro de Documentos y Multimedia existen estas subcarpetas:

Carpetas de documentos:

  • Documentos: para guardar los archivos pdf, docx, xlsx, zip, etc.

  • Informes generados: carpetas donde se guardan diversos informes de los que se habla en el apartado de Utilidades.

Carpetas de fotos, imágenes, gráficos:

  • Iconos: para guardar iconos.

  • Logos y marcas: almacenar los logotipos.

  • Imágenes - DPTOS: donde almacenáis vuestras imágenes.

  • Carteles eventos portadas: imágenes elaboradas para vuestras campañas, etc.

  • Diagramas gráficos: diagramas y gráficos varios:

  • Vídeos: para guardar los vídeos.

  • Mapas: almacena las imágenes que son mapas.

  • Banco de imágenes: donde almacenamos las imágenes de Shutterstock cuando nos solicitáis imágenes.

https://youtu.be/-3xHO0hwddw

  1. Consulta el apartado de Imágenes para más información.

Subir imágenes al portal

Antes de subir una imagen a Liferay comprobar que el título del archivo no contiene ninguno de los siguientes caracteres: \ / : * ? “ < > I _ y espacio en blanco.

Paso 1. Busca la imagen para evitar subir contenido duplicado al portal.

Paso 2. Una vez comprobado que no existe esa imagen, pincha en el apartado “Documentos y multimedia” del menú “Contenido”.

Paso 3. A continuación, pincha en la carpeta de “Imágenes - DPTOS” y luego en la carpeta que sea de tu departamento. Dentro de tu departamento o instituto puedes crear nuevas subcarpetas para organizar tus imágenes.

Paso 4. Elegida ya la carpeta en la que quieres subir las imágenes, pulsa el botón “+” para ver las opciones como se indica en la imagen: 

Se desplegará el menú con las siguientes opciones:

  • Subir archivo: opción para subir solo UNA imagen.

  • Carga múltiple de archivos: opción para subir más de UNA imagen a la vez.

  • Carpeta: para crear una subcarpeta.

  • Acceso directo: crear un acceso directo a cualquier imagen al que tengas acceso de lectura. Esto permitirá a los usuarios con acceso a ambos, el acceso directo y el documento original.

Las opciones de subir archivo y carga múltiple de archivos son iguales, lo único es que en la segunda opción vas a poder subir varias imágenes a la vez.

Seguimos con el proceso como si fuéramos a subir solo una imagen.

Paso 5. Seleccionar en el menú “Subir archivo” y a continuación, aparece una ventana en la que tienes que pinchar en el botón “Seleccionar archivo”.

Paso 6. Elije la imagen que quieras subir desde tu ordenador y pulsa el botón “Publicar”.

Te recomendamos que pongas nombres significativos a las imágenes para facilitarte su gestión y uso. Ten en cuenta el texto al que acompaña y usa en su nombre de archivo los conceptos clave por los que quieres posicionarte por ejemplo, agricultura-ecologica.jpg, campamentos-de-verano.png o economia-aragonesa.gif).

  1. Consulta el apartado de Imágenes para conocer tamaños y descripciones adecuadas para tus imágenes.

Antes de subir documentos al portal

Tienes que cuidar los siguientes elementos para que los documentos sean encontrados por los usuarios en cualquier buscador, tanto en el nuestro interno, como por buscadores tipo Google. Para eso:

  1. Revisa que el documento no está subido ya en el portal. Evita duplicar contenido en el portal

https://youtu.be/n8ZgDfwqwx8

  1. El nombre del archivo debería ser:

  • Significativo

Ejemplo

Correcto: estrategia-opendata-2019-2022.pdf

Incorrecto: maquetacionfinal_02.pdf

  • No incluir espacios y si queremos separar las palabras usar el guion medio

Ejemplo

Correcto: jornada-prevencion-de-riesgos-laborales.pdf

Incorrecto: jornada de prevención de riesgos laborales.pdf

  • No utilizar acentos

Ejemplo

Correcto: estadisticas-vivienda-aragon-2023.pdf

Incorrecto: estadísticas vivienda Aragón 2023.pdf

  • Utilizar minúsculas

Ejemplo

Correcto: noticia-turismo-rural-en-huesca.pdf

Incorrecto: Noticia turismo rural en Huesca.pdf

  1. Cumplimentar el documento en su apartado “Propiedades del archivo“> los datos de: “Título”, “palabras clave” y “descripción”.

Subir documentos al portal

Paso 1. Pincha en el apartado “Documentos y multimedia” del menú “Contenido”.

Paso 2. A continuación, pincha en la carpeta de “Documentos” y luego en el “+” para ver las opciones como se indica en la imagen: 

Se desplegará el menú con las siguientes opciones:

  • Subir archivo: opción para subir solo UN documento.

  • Carga múltiple de archivos: opción para subir más de UN documento a la vez.

  • Carpeta: para crear una subcarpeta.

  • Acceso directo: crear un acceso directo a cualquier documento al que tenga acceso de lectura. Esto permitirá a los usuarios con acceso a ambos, el acceso directo y el documento original,.

Seguimos con el proceso como si fuéramos a subir solo un documento.

Paso 3. Seleccionar en el menú Subir archivo y aparece la siguiente ventana, a continuación, se pincha en “Seleccionar archivo” y se elige el documento que se quiera subir desde el ordenador: 

Paso 4. Rellenar la ficha descriptiva del documento.

  • Título: Obligatorio, por defecto se pone el nombre del archivo. Es importante que se escriba un título; un documento debe tener un título que proporcione una descripción breve del contenido. Esta información es la que verás en la carpeta de tus documentos, cuando los veas en el explorador de Liferay.

  • Nombre del archivo [campo nuevo desde la versión 7.4]: Obligatorio, por defecto se pone el nombre del archivo. Esta información es la que usará Liferay para generar la URL del documento (es una URL amigable). Por ejemplo:

  • Descripción: Opcional, puedes incluir una breve descripción del contenido del documento.

  • Categorías: Opcional, para clasificar el documento por ejemplo por organismo y tema.

  • Permisos: Opcional, puedes modificar la visibilidad del documento:

    • Cualquier persona: para que sea visible desde el momento en que se publica.

    • Miembros del sitio web: para que sea visto sólo por quien pertenezcan a una carpeta de contenido web.

    • Propietario: para que sea visible por quien ha subido el documento. No se puede recuperar ni por el buscador, ni navegando por la web. 

Acciones que puedes realizar con un documento

Cada documento subido a Documentos y multimedia, tiene tres puntos con un menú desplegable. A continuación, se detallan las siguientes opciones: 

  • Descargar: Permite guardar el documento en el ordenador.

  • Editar: Posibilita la edición del título o cualquier otro campo explicado anteriormente.

  • Mover: Sirve para mover un documento de una a otra carpeta, como aparece en la imagen: 

    • Se abre una nueva ventana que permite seleccionar la carpeta y por último pulsar en Mover para hacer efectivo el cambio.

  • Permisos: Se explica en Publicación de documentos especiales que aparece a continuación.

  • Mover a la papelera de reciclaje: Borrar el contenido. La papelera de reciclaje se vacía automáticamente cada 30 días.

Publicación de documentos especiales

Con documentos especiales nos referimos a documentos que no pueden verse por nadie hasta una fecha y hora determinada.

En el caso de ser un único documento, no hay problema, porque se puede realizar 10 minutos antes y subirse. Pero hay casos en los que los publicadores tienen que subir mucha documentación que posteriormente tiene que ser visible de golpe y no puede subir tal cantidad de documentación en 15 minutos por su preparación lleva más tiempo.

En estos casos para la publicación de estos documentos hay que Seleccionar en Permisos > Visible por: Propietario: Para que sea visible sólo por quien ha subido el documento. De esta forma el documento no se podrá recuperar ni por el buscador, ni navegando por la web.

Para ponerlo en visible para cualquier persona, hay que hacer los siguientes pasos:

Paso 1. Elegir el documento que se quiere poner en visible para cualquiera, pulsar sobre los tres puntos que aparecen en la parte inferior y pinchar en la opción del menú desplegable Permisos.

Paso 2. A continuación, en el apartado de Guest hay que marcar el cuadro de ver, para que sea visible para cualquiera.

Buscar un documento

Entre todos los que tienes en tus carpetas

En ocasiones como publicadora o publicador, tienes que gestionar un volumen alto de documentos e imágenes.

Por esta razón al margen de utilizar la navegación por nuestras carpetas, tienes el buscador interno de Liferay para recuperarlos.

  • Escribir alguna de las palabras o números que había en el título de tu archivo. En este caso será sencillo localizarlo, basta con ponerlo en el buscador esa palabra o número y pulsar Intro o la lupa de buscar de la caja de búsqueda. Cuanto más específica sea la palabra que hayas usado en tus imágenes o documentos mejor, más fácil será la recuperación. De ahí la importancia de poner nombres a tus archivos que sean significativos:

Es interesante reseñar que en el anterior ejemplo vemos que el buscador ha recuperado el mismo archivo. Esto es porque se ha subido al portal dos veces en carpetas distintas.

  • Usar las dobles comillas (““) o el asterisco ( * ) para recuperar imágenes o documentos. Las comillas sirven para indicar que quieres que se encuentre esa palabra o palabras exactamente tal y como la has puesto, y el asterisco para indicarle que en esa posición puede haber cualquier letra o número. Esto es útil cuando no recuerdas bien el nombre del archivo de tu documento o imagen y solo recuerdas una parte:

  • Cuanto más restrictiva sea en tu consulta menos resultados (o ninguno) obtendrás, como en este ejemplo que se recuperan 2 imágenes:

En qué carpeta está almacenado

En ocasiones puede suceder que un documento sepas en qué página está enlazado, pero no sepas en qué carpeta lo tienes guardado para actualizar o borrar o lo que necesites.

Ejemplo

Tenemos esta página de “Apoyo a las familias” y hay un documento enlazado en esta página pero no sabemos dónde lo tenemos almacenado.

Paso 1. Ponte sobre el enlace y pincha con el botón derecho del ratón sobre él y selecciona “Copiar dirección de enlace”:

Paso 2. Ir a bloc de notas y pegar la URL que has copiado. En este caso sale esta URL: https://www.aragon.es/documents/20127/2523245/DÍPTICO+gobaragon+imprimir.pdf/cdb62cd9-30fe-5e3a-bc38-9f09d2484960?t=1618476673055

Paso 3. Quita todo lo que está en rojo: https://www.aragon.es/documents/20127/2523245/DÍPTICO+gobaragon+imprimir.pdf/cdb62cd9-30fe-5e3a-bc38-9f09d2484960?t=1618476673055 y deja solo el nombre del archivo: “DÍPTICO+gobaragon+imprimir.pdf”.

Paso 4. Ir a Documentos y multimedia > Documentos y pegar el nombre del archivo DÍPTICO+gobaragon+imprimir.pdf (con o sin comillas) en la caja de búsqueda. Pulsa la tecla “Enter” y saldrá el documento que buscas. Debajo del nombre del archivo está la ruta en la que está guardado el documento y donde tendrás que ir a editar el documento.

En qué página está enlazado

Otra situación que te puede pasar es tener un documento en tu carpeta pero no saber en qué página(s) está enlazado.

Ejemplo

Tenemos estos documentos y queremos saber en qué páginas están enlazados, para, por ejemplo, ver si los podemos eliminar o no:

Paso 1. Pincha en los tres puntos y sobre la opción “Descargar” pincha con cuidado con el botón derecho del ratón (si pinchas con el botón izquierdo se descargará el documento) y saldrá otro submenú.

Paso 2. En ese submenú, pincha en la opción “Copiar dirección de enlace”.

Paso 3. Pega en el bloc de notas la URL que has copiado: https://www.aragon.es/documents/20127/7482514/CSV+Propuesta+Definitiva+Ayuntamientos.pdf/459cbfc0-a5d9-c8a1-ba82-124557424f3f?t=1659341782142&download=true y quita lo que está en rojo: https://www.aragon.es/documents/20127/7482514/CSV+Propuesta+Definitiva+Ayuntamientos.pdf/459cbfc0-a5d9-c8a1-ba82-124557424f3f?t=1659341782142&download=true ya que no hace falta para buscar si el documento está enlazado.

Paso 4. Ir a Utilidades > Buscador URL y pegar en la caja de búsqueda lo copiado en el bloc de notas, en este caso: /documents/20127/7482514/CSV+Propuesta+Definitiva+Ayuntamientos.pdf.

Paso 5. Pulsar el botón “Buscar” y esperar. Debajo aparecerá la página en la que está enlazado.

  1. Puedes consultar más información en Utilidades.

Actualización de un documento

En ocasiones te puede interesar la actualización de un documento pero manteniendo la URL y simplemente se cree una nueva versión.

Para ello.

Paso 1. Despliega las opciones del documento que quieras actualizar y clica en “Editar”:

 

Paso 2. Se abre una página donde puedes seleccionar el documento actualizado que va a reemplazar el que está ahora subido en el portal:

Paso 3. Tras seleccionar el documento actualizado, pulsa el botón “Publicar”.

Entender la actualización del documento [este contenido afecta solo a archivos subidos antes de la versión 7.4]

Para entender los cambios ocurridos en la URL con esta acción, antes debemos de entender cómo crea Liferay las URLs y qué partes la forman:

Este es un ejemplo de URL de un documento:

 /documents/20127/38742837/casos-coronavirus-aragon.csv/72414e2d-abde-a1c9-5669-7fde7abc3191?t=1594310266588

Rojo: indica la localización del documento en forma de IDs. Nos indica que se encuentra en la sección de “Documentos y Multimedia”, con el ID de la carpeta 20127 y que a su vez está dentro de otra carpeta con ID: 38742837.

Verde: indica el nombre del documento con su extensión. El título puede ser modificado al actualizar la versión, pero es importante saber que entonces deberemos de utilizar el código alfanumérico que va detrás cuando vayamos a utilizar este documento en una página, ya que, si lo eliminamos de la url, y cambiamos el título se perderá la referencia.

Naranja: identificador del documento. Es un identificador único para cada documento y no debe de cambiar al actualizar el documento. En caso de que eliminemos esta sección de la URL, y no cambiemos el título del documento, siempre nos devolverá la última versión.

Azul: indica en formato timestamp la fecha y hora de la última modificación del documento. Se utiliza para resolver posibles problemas de cacheado.

Ver la última versión de nuestro documento

Un inconveniente de las URLs que generan los documentos es que puede ser almacenado en caché por navegadores, proxies, etc. y aunque el documento puede actualizarse y cargarse la nueva versión, los navegadores puede que no se den cuenta del cambio y no puedan enviar la última versión disponible (utilizarán la versión de caché en su lugar).

Por ello existe un mecanismo para garantizar que cuando se cargue una nueva versión, se entregue el contenido más reciente, sin importar si se almacenó en caché o no.

El mecanismo consiste en agregar un parámetro de marca de tiempo(t) a la url en función de la fecha de modificación de la última versión del archivo. Debido a esto, cuando se carga una nueva versión, la marca de tiempo cambiará y el navegador lo considerará una nueva solicitud y no utilizará el valor de caché.

Ejemplos

URL de la primera versión del documento:

/documents/20127/38742837/casos-coronavirus-aragon.csv/72414e2d-abde-a1c9-5669-7fde7abc3191?t=1594310266588

URL de la segunda versión del documento:

/documents/20127/38742837/casos-coronavirus-aragon.csv /72414e2d-abde-a1c9-5669-7fde7abc3191?t=1593311266545

Al aumentar la versión, el código alfanumérico se mantiene. Si eliminamos de la url el código alfanumérico y el valor de “t”, va a descargar la última versión ya que el título es el mismo.

Si cambiamos el nombre en una tercera versión:

URL de la tercera versión del documento:

/documents/20127/38742837/casos-coronavirus.csv/72414e2d-abde-a1c9-5669-7fde7abc3191?t=1593311266545

Nos devolverá el documento correctamente en su última versión. No importa si tenemos referencias en los contenidos a la URL con el título antiguo, ya que siempre que mantengamos el código alfanumérico, nos descargará la última versión. Esto quiere decir que si por ejemplo tenemos una URL y nos inventamos el título y dejamos el código alfanumérico correctamente, nos descargará la última versión del documento:

/documents/20127/38742837/este-es-un-titulo-inventado.csv/72414e2d-abde-a1c9-5669-7fde7abc3191