En esta sección hablamos de la necesidad de revisar nuestras páginas y contenidos con una frecuencia determinada para que nuestro portal tenga calidad.

Calidad en el portal aragon.es

El mantenimiento de la calidad y actualidad de los contenidos de un sitio web es un principio fundamental que debe perseguir todo portal web público.

Por ello hemos de ser conscientes siempre que introduzcamos contenidos en nuestro portal que:

• Es conveniente que cada grupo de publicadores tenga un calendario de actualización de los contenidos, en la que indiquéis una revisión semanal, mensual, semestral, anual, etc., dependiendo de la vigencia de los contenidos.

• El volumen importante de información y servicios que tiene que gestionar el portal lleva a tener que pensar bien lo que incluimos y priorizar los contenidos que van a ser visibles para los ciudadanos: aquellos que estén vigentes, revisados y sean pertinentes con nuestras competencias.

• Dejar publicada información obsoleta tiene el inconveniente que las búsquedas devuelven muchos resultados y esto es un obstáculo para que el ciudadano encuentre los contenidos más actuales y de interés. Expirar, despublicar, actualizar, modificar o sustituir contenidos caducados es una acción tan importante como la de elaborar nuevos contenidos.

Actualidad de nuestras páginas

Una recomendación general es revisar los contenidos que tenemos a nuestro cargo, al menos, una vez al año, aunque siempre dependerá de los contenidos que en ellos se muestren: habrá secciones que su actualización será mensual, otras veces estacional (verano, final de año), etc.

Otra opción podría ser que incorporásemos en nuestro trabajo diario el utilizar la fecha de expiración de nuestras páginas. Esto nos ayudaría a mantener el portal actualizado de manera automática.

Beneficios de expirar información caduca

1. Facilitar la recuperación de la información a la ciudadanía.

2. Evitar confundir con versiones diferentes de un mismo documento.

3. Contribuir a la eficiencia del sistema.

4. Mejorar la percepción del portal.

5. Facilitar la gestión de carpetas.

6. Liberar espacio de almacenamiento.

7. Ahorrar costes en el mantenimiento.

Recomendaciones para la publicación y expiración de páginas

Pasos para mejorar la calidad del portal:

Paso 1. Revisar los contenidos aprobados y ponerles fecha de expiración.

Paso 2. Seleccionar y mover a la papelera las páginas expiradas que se pueden borrar.

Paso 3. Revisa si hay que eliminar también documentos e imágenes de esas páginas que se van a borrar.

Vigencia según tipo de contenidos (páginas)

La caducidad de los contenidos dependerá del tipo de contenidos que estemos incluyendo en el portal:

• Páginas que son índices y que remiten a otros contenidos. Tan solo será necesario actualizarlas cuando desaparezca contenidos y tengamos que quitar enlaces, o tengamos que introducir nuevos contenidos / enlaces.

• En el caso de páginas-índices de publicaciones o boletines (al margen que también estén en la Biblioteca Virtual de Aragón en el micrositio Publicaciones electrónicas del Gobierno de Aragón) recomendamos que, como máximo, estén los 3 últimos años publicados. Al incluir el enlace a la Biblioteca Virtual de Aragón el ciudadano puede consultar los números anteriores.

• Los eventos: por su propia naturaleza, siempre caducan. Recordamos que para que funcione la Agenda y se publique el evento en ella es necesario poner una fecha de revisión (comienzo del evento) y otra de expiración (final del evento).

• Las noticias: una veces tendrán una fecha clara de caducidad, otras veces será al final de un año o periodo, y otras veces serán atemporales y no hace falta caducarlas. Por ello recomendamos que se utilice la fecha de expiración siempre y cuando la noticia tenga un plazo claro de caducidad, evitándonos trabajo adicional de revisar y expirar manualmente estas noticias. Hay otros casos en los que no es tan fácil poner una fecha de expiración. Si es este el caso, una recomendación puede ser no usar la fecha de expiración, pero una vez al año, revisar las noticias y las que no tengan mucho sentido que estén publicadas porque están ya “superadas”, las expiramos manualmente.

• Información pública: las páginas con contenidos sujetos a trámites de información pública deben incluir el plazo para presentar las alegaciones. Recomendamos expirar estos contenidos cuando termine el plazo del trámite de alegaciones. Pueden darse el caso que los responsables de los contenidos decidan mantenerlos publicados aún cuando los plazos estén caducados, por ejemplo, para que otros organismos accedan a los documentos. En estos casos las páginas deben actualizarse y especificar claramente (para no confundir a los/as usuarios/as) que son páginas de informaciones públicas ya cerradas y el plazo de alegaciones ha finalizado.

• Información sobre convocatorias de subvenciones, ayudas, premios, becas. Recomendamos despublicar una vez finalizado el plazo de presentación de solicitudes, candidaturas, etc. Si se decide mantenerlas es necesario actualizar la información con los premiados, los proyectos subvencionados, las ayudas concedidas, etc.

• Los trámites. Tienen su propia caducidad y gestión que realizan los departamentos y el Servicio de Diseño y Desarrollo de Servicios Públicos.

• Los documentos: se recomienda que todas las publicaciones editadas por el Gobierno de Aragón se depositen en el repositorio abierto de la Biblioteca Virtual de Aragón y en el portal sólo se incluyan enlaces a la publicación más reciente.

Enlaces rotos

Otro indicador de calidad de un portal es el funcionamiento de sus enlaces.

Para la revisión de los enlaces que has incluido en el portal puedes utilizar la herramienta Check Broken Links.

Esta es una extensión para el navegador Chrome que escanea contenidos y devuelve información sobre el error 404 (página no encontrada y por tanto enlace roto).

Más información sobre esta extensión en la Intranet, portal público.

Documentos

Recomendaciones para borrado de documentos

Cuando vayas a borrar una página ten en cuenta que puedes tener documentos enlazados en ella. Si son documentos nuestros tendrás que borrarlos también siempre y cuando no estén enlazados en otra página de nuestro portal aragon.es.

1. Puedes comprobar dónde están enlazados tus documentos en Utilidades > Buscador URL (Localizar desde qué páginas está siendo enlazado un documento).

Actualización de las versiones de los documentos

Más de un 80% de nuestros usuarios nos encuentran a través de Google.

Tienes que tener en cuenta que si actualizas un documento con una última versión (formularios por ejemplo) Google puede tardar 2 ó 3 días en rastrearnos y mostrar esta nueva versión del documento en el buscador.

Herramienta documentos no utilizados

1. Para conocer como funciona esta herramienta consulta el apartado de Utilidades del portal.

Esta herramienta permite ver los documentos y/o imágenes que no están siendo utilizados en ningún contenido del portal y realizar, si se cree conveniente, un expurgo de los mismos.

En el primer trimestre de cada año realizaremos el expurgo de documentos del portal.

Pasos a seguir:

1. Os enviaremos un correo electrónico a todos los publicadores informándoos de la fecha en la que vamos a lanzar la utilidad de expurgo. El plazo entre el correo y el lanzamiento de la herramienta será de una semana.

2. Generaremos el archivo csv (archivo compatible con Excel) con los documentos no publicados.

3. Ordenaremos este archivo por carpetas y eliminaremos las filas con las subcarpetas Repositorio de XXX (porque hacen referencia a documentos que están publicados sin enlazar en el portal, por diversas razones).

4. Descargaremos los documentos y os los dejaremos en una unidad de red temporal.

5. Os enviaremos un segundo correo a los publicadores con el archivo csv y la dirección de la unidad de red donde hemos pegado los documentos que no están publicados.

6. Borraremos los documentos del portal para liberar memoria del portal.

Instrucción sobre documentos publicados en el portal (está en borrador)

Hemos elaborado el borrador de una “Instrucción de la Dirección General de Administración Electrónica y Sociedad de la Información sobre los documentos publicados en el Portal de Servicios del Gobierno de Aragón”.

Esta instrucción nos permitirá que cuando advirtamos que los contenidos no cumplen con los criterios establecidos:

Paso 1. Avisemos por correo electrónico a Secretaría General Técnica indicando la obsolescencia de documentos. La Secretaría General Técnica podrá motivar la excepcionalidad para que un documento considerado obsoleto se mantenga publicado en el portal.

Paso 2. Podremos proceder a retirar los documentos pertinentes del portal e incluirlos en el repositorio que le corresponda según tabla que aparece a continuación:

Tabla 1. Tiempo que la documentación puede estar publicada en el portal y el repositorio permanente al que tendría que ir una vez pasado ese tiempo.