En esta sección hablamos de la necesidad de revisar nuestras páginas y contenidos con una frecuencia determinada para que nuestro portal tenga calidad.

Qué sucede cuando publicamos una página

Cuando publicamos una página se queda aprobada siempre y es que por defecto, los contenidos no tienen fecha de expiración.

Hay excepciones, en la que los publicadores tenemos muy seguro que ese contenido tiene que despublicarse y tienen fecha de caducidad como son las: noticias, eventos, información pública o las convocatorias. Y aún así estos contenidos a veces se quedan publicados cuando deberían estar expirados.

Poner fecha de expiración como rutina

Una importante rutina en nuestro trabajo diario sería utilizar la fecha de expiración de nuestras páginas.

Esto nos ayudaría a mantener el portal actualizado de manera automática.

Beneficios de despublicar información caduca

1. Facilitar la recuperación de la información a la ciudadanía.

2. Evitar confundir con versiones diferentes de un mismo documento.

3. Contribuir a la eficiencia del sistema.

4. Mejorar la percepción del portal.

5. Facilitar la gestión de carpetas.

6. Liberar espacio de almacenamiento.

7. Ahorrar costes en el mantenimiento.

Recomendaciones para la publicación y expiración de páginas

Pasos para mejorar la calidad del portal:

Paso 1. Revisar los contenidos aprobados y ponerles fecha de expiración.

Paso 2. Seleccionar y mover a la papelera las páginas expiradas que se pueden borrar

Paso 3. Revisa si hay que eliminar también documentos e imágenes de esas páginas que se van a borrar

Recomendaciones para borrado de documentos

Si borras una página:

• Revisa si hay que borrar también documentos “internos” (https://www.aragon.es/documents/…) que tienen asociados esa página.

• Puedes comprobar dónde están enlazados en Utilidades > Buscador URL.

Actualización documentos

Más de un 80% de nuestros usuarios nos encuentran a través de Google.

Tienes que tener en cuenta que si actualizas un documento con una última versión (formularios por ejemplo) Google puede tardar 2 ó 3 días en rastrearnos y mostrar esta nueva versión del documento en el buscador.

Herramienta documentos no utilizados

• Para conocer como funciona esta herramienta consulta el apartado de Utilidades del portal.

Esta herramienta permite ver los documentos y/o imágenes que no están siendo utilizados en ningún contenido del portal y realizar, si se cree conveniente, un expurgo de los mismos.

Instrucción sobre documentos publicados en el portal -borrador-

Hemos elaborado el borrador de una “Instrucción de la Dirección General de Administración Electrónica y Sociedad de la Información sobre los documentos publicados en el Portal de Servicios del Gobierno de Aragón”.

Esta instrucción nos permitirá que cuando advirtamos que los contenidos no cumplen con los criterios establecidos:

Paso 1. Avisemos por correo electrónico a Secretaría General Técnica indicando la obsolescencia de documentos. La Secretaría General Técnica podrá motivar la excepcionalidad para que un documento considerado obsoleto se mantenga publicado en el portal.

Paso 2. Podremos proceder a retirar los documentos pertinentes del portal e incluirlos en el repositorio que le corresponda según tabla que aparece a continuación:

Tabla 1. Tiempo que la documentación puede estar publicada en el portal y el repositorio permanente al que tendría que ir una vez pasado ese tiempo.