En este apartado puedes aprender a conocer las carpetas en las que almacenar y buscar documentos e imágenes, como subirlos y publicarlos.
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Carpetas
Para la organización de los documentos e imágenes dentro de Documentos y Multimedia existen estas subcarpetas:
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| Note |
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Antes de subir una imagen a Liferay comprobar que el título del archivo no contiene ninguno de los siguientes caracteres: \ / : * ? “ < > I _ y espacio en blanco. |
Paso 1. Pincha en el apartado Busca la imagen para evitar subir contenido duplicado al portal.
Paso 2. Una vez comprobado que no existe esa imagen, pincha en el apartado “Documentos y multimedia” del menú “Contenido”.
Paso 23. A continuación, pincha en la carpeta de “Imágenes - DPTOS” y luego en la carpeta que sea de tu departamento. Dentro de tu departamento o instituto puedes crear nuevas subcarpetas para organizar tus imágenes.
Paso 34. Elegida ya la carpeta en la que quieres subir las imágenes, pulsa el botón “+” para ver las opciones como se indica en la imagen:
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Seguimos con el proceso como si fuéramos a subir solo una imagen.
Paso 45. Seleccionar en el menú “Subir archivo” y a continuación, aparece una ventana en la que tienes que pinchar en el botón “Seleccionar archivo”.
Paso 56. Elije la imagen que quieras subir desde tu ordenador y pulsa el botón “Publicar”.
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Tienes que cuidar los siguientes elementos para que los documentos sean encontrados por los usuarios en cualquier buscador, tanto en el nuestro interno, como por buscadores tipo Google. Para eso:
Revisa que el documento no está subido ya en el portal. Evita duplicar contenido en el portal
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El nombre del archivo debería ser
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:
Significativo
Ejemplo
Correcto: estrategia-opendata-2019-2022.pdf
Incorrecto: maquetacionfinal_02.pdf
Propiedades del archivo > los datos de: Título, palabras clave, descripción, es conveniente que estén cumplimentados. Muy importante sobre todo el Título. En el siguiente enlace te mostramos detalladamente los pasos que tienes que seguir para cumplimentar el Título: https://intranet.aragon.es/documents/20126/3859790/buenas-practicas-incluir-titulos-docs.pdf/6b14ef0a-244a-b97e-da43-1b9155175383?t=1612863133666&download=true
Subir documentos al portal
| Note |
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Antes de subir un documento a Liferay comprobar que el título del archivo no contiene ninguno de los siguientes caracteres: \ / : * ? “ < > I _ |
Paso 1. Pincha en el apartado “Documentos y multimedia” del menú “Contenido”.
| Note |
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Los documentos deben pesar menos de 250 MB. |
No incluir espacios y si queremos separar las palabras usar el guion medio
Ejemplo
Correcto: jornada-prevencion-de-riesgos-laborales.pdf
Incorrecto: jornada de prevención de riesgos laborales.pdf
No utilizar acentos
Ejemplo
Correcto: estadisticas-vivienda-aragon-2023.pdf
Incorrecto: estadísticas vivienda Aragón 2023.pdf
Utilizar minúsculas
Ejemplo
Correcto: noticia-turismo-rural-en-huesca.pdf
Incorrecto: Noticia turismo rural en Huesca.pdf
Cumplimentar el documento en su apartado “Propiedades del archivo“> los datos de: “Título”, “palabras clave” y “descripción”.
Muy importante sobre todo el Título. En el siguiente enlace te mostramos detalladamente los pasos que tienes que seguir para cumplimentar el Título: https://intranet.aragon.es/documents/20126/3859790/buenas-practicas-incluir-titulos-docs.pdf/6b14ef0a-244a-b97e-da43-1b9155175383?t=1612863133666&download=true
Subir documentos al portal
| Note |
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Antes de subir un documento a Liferay comprobar que el título del archivo no contiene ninguno de los siguientes caracteres: \ / : * ? “ < > I _ y espacio en blanco. |
Paso 1. Pincha en el apartado “Documentos y multimedia” del menú “Contenido”.
| Note |
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Los documentos deben pesar menos de 250 MB. |
Paso 2. A continuación, pincha en la carpeta de “Documentos” y luego en el “+” para ver las opciones como se indica en la imagen:
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Paso 3. Seleccionar en el menú Subir archivo y aparece la siguiente ventana, a continuación, se pincha en “Seleccionar archivo” y se elige el documento que se quiera subir desde el ordenador:
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Paso 4. Rellenar la ficha descriptiva del documento.
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archivo y aparece la siguiente ventana, a continuación, se pincha en “Seleccionar archivo” y se elige el documento que se quiera subir desde el ordenador:
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Paso 4. Rellenar la ficha descriptiva del documento.
Título: Obligatorio, por defecto se pone el nombre del archivo. Es importante que se escriba un título; un documento debe tener un título que proporcione una descripción breve del contenido. Esta información es la que verás en la carpeta de tus documentos, cuando los veas en el explorador de Liferay.
Nombre del archivo [campo nuevo desde la versión 7.4]: Obligatorio, por defecto se pone el nombre del archivo. Es importante que se escriba un título; un documento debe tener un título que proporcione una descripción breve del contenido.Esta información es la que usará Liferay para generar la URL del documento (es una URL amigable). Por ejemplo:
Descripción: Opcional, puedes incluir una breve descripción del contenido del documento.
Categorías: Opcional, para clasificar el documento por ejemplo por organismo y tema.
Permisos: Opcional, puedes modificar la visibilidad del documento:
Cualquier persona: para que sea visible desde el momento en que se publica.
Miembros del sitio web: para que sea visto sólo por quien pertenezcan a una carpeta de contenido web.
Propietario: para que sea visible por quien ha subido el documento. No se puede recuperar ni por el buscador, ni navegando por la web.
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Paso 3. Quita todo lo que está en rojo: https://www.aragon.es/documents/20127/2523245/DÍPTICO+gobaragon+imprimir.pdf/cdb62cd9-30fe-5e3a-bc38-9f09d2484960?t=1618476673055 y deja solo el nombre del archivo: “DÍPTICO+gobaragon+imprimir.pdf”.
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Paso 3. Pega en el bloc de notas la URL que has copiado: https://www.aragon.es/documents/20127/7482514/CSV+Propuesta+Definitiva+Ayuntamientos.pdf/459cbfc0-a5d9-c8a1-ba82-124557424f3f?t=1659341782142&download=true y quita lo que está en rojo: https://www.aragon.es/documents/20127/7482514/CSV+Propuesta+Definitiva+Ayuntamientos.pdf/459cbfc0-a5d9-c8a1-ba82-124557424f3f?t=1659341782142&download=true ya que no hace falta para buscar si el documento está enlazado.
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Paso 3. Tras seleccionar el documento actualizado, pulsa el botón “Publicar”.
Entender la actualización del documento [este contenido afecta solo a archivos subidos antes de la versión 7.4]
Para entender los cambios ocurridos en la URL con esta acción, antes debemos de entender cómo crea Liferay las URLs y qué partes la forman:
Este es un ejemplo de URL de un documento:
/documents/20127/38742837/casos-coronavirus-aragon.csv/72414e2d-abde-a1c9-5669-7fde7abc3191?t=1594310266588
Rojo: indica la localización del documento en forma de IDs. Nos indica que se encuentra en la sección de “Documentos y Multimedia”, con el ID de la carpeta 20127 y que a su vez está dentro de otra carpeta con ID: 38742837.
Verde: indica el nombre del documento con su extensión. El título puede ser modificado al actualizar la versión, pero es importante saber que entonces deberemos de utilizar el código alfanumérico que va detrás cuando vayamos a utilizar este documento en una página, ya que, si lo eliminamos de la url, y cambiamos el título se perderá la referencia.
Naranja: identificador del documento. Es un identificador único para cada documento y no debe de cambiar al actualizar el documento. En caso de que eliminemos esta sección de la URL, y no cambiemos el título del documento, siempre nos devolverá la última versión.
Azul: indica en formato timestamp la fecha y hora de la última modificación del documento. Se utiliza para resolver posibles problemas de cacheado.
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URL de la primera versión del documento:
/documents/20127/38742837/casos-coronavirus-aragon.csv/72414e2d-abde-a1c9-5669-7fde7abc3191?t=1594310266588
URL de la segunda versión del documento:
/documents/20127/38742837/casos-coronavirus-aragon.csv /72414e2d-abde-a1c9-5669-7fde7abc3191?t=1593311266545
Al aumentar la versión, el código alfanumérico se mantiene. Si eliminamos de la url el código alfanumérico y el valor de “t”, va a descargar la última versión ya que el título es el mismo.
Si cambiamos el nombre en una tercera versión:
URL de la tercera versión del documento:
/documents/20127/38742837/casos-coronavirus.csv/72414e2d-abde-a1c9-5669-7fde7abc3191?t=1593311266545
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